Yönetici Asistanı ve Ofis Koordinatörü

Pozisyon: Yönetici Asistanı & Ofis Koordinatörü

Şirket: İONA Mühendislik

Lokasyon: Ankara

Çalışma Şekli: Tam Zamanlı

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin veya MYO’ların ilgili bölümlerinden (Büro Yönetimi, Yönetici Asistanlığı, İşletme vb.) mezun
• Benzer bir rolde en az 2 yıl deneyim sahibi (tercihen mühendislik, enerji veya proje yönetimi şirketlerinde)
• MS Office programlarını (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) etkin ve hızlı kullanabilen
• Sözlü ve yazılı iletişim becerisi, diksiyonu ve temsil kabiliyeti yüksek
• Zaman yönetimi, planlama ve çoklu görev (multitasking) yürütme konusunda yetkin
• Temel/orta düzeyde İngilizce iletişim kurabilen (yurt dışı telefon veya e-posta trafiğini yönlendirebilecek düzeyde)
• Detaylara dikkat eden, takipçi ve çözüm odaklı.

Görev ve Sorumluluklar

• İletişim ve Trafik Yönetimi: Gelen telefonları kurumsal standartlara uygun şekilde yanıtlamak, filtrelemek ve ilgili birimlere aktarmak; genel e-posta gelen kutusunu (info/inbox) yöneterek mesajları ilgili çalışanlara yönlendirmek
• Takvim ve Ajanda: Üst yönetimin günlük/haftalık ajandasını organize etmek, toplantı planlamalarını ve hatırlatmalarını koordine etmek
• Karşılama ve Ağırlama: Ofise gelen yerli ve yabancı misafirleri karşılamak, şirket kültürüne uygun şekilde ağırlanmalarını sağlamak
• Evrak ve Kargo Koordinasyonu: Gelen-giden kargo, kurye ve resmi evrak akışını kayıt altına alarak ilgili kişilere teslimini sağlamak
• Toplantı ve Seyahat Desteği: Şirket içi ve dışı toplantıların hazırlıklarını yürütmek, gerektiğinde toplantı notlarını tutmak; şirket personelinin seyahat, konaklama ve rezervasyon süreçlerine destek vermek
• Ofis Düzeni ve Tedarik: Ofis içi sarf malzemeleri, kırtasiye ve ikramlık ihtiyaçlarını takip ederek eksikleri proaktif şekilde temin etmek.

Nasıl Başvururum

• E-posta: info@iona
• Konu: Yönetici Asistanı ve Ofis Koordinatörü -CV