Departman Asistanı

Danışmanlığını yürütmekte olduğumuz; ilaç sektöründe faaliyet gösteren ve İstanbul/Şişli lokasyonunda bulunan global iş ortağımız için ''Departman Asistanı'' arayışımız bulunmaktadır.

Görev Tanımı

İdari ve Operasyonel İşler (Admin)

Yönetici Asistanlığı: Direktörün masraf takibi, ajanda yönetimi ve ilgili PA süreçlerinin yürütülmesi.

Finans ve Satınalma Takibi: Etkinlik dışı tüm proje ve işlerin PO (Satınalma Siparişi) süreçlerinin açılması; ajans işleri, emailing, video çekimi, şirket içi aktiviteler vb. hizmetlerin fatura/teslimat takibinin yapılması ve hizmet alındı teyitlerinin alınması.

İletişim ve Duyurular: Şirket içi dahili e-posta gönderimlerinin (Aşı haftası, işe giriş duyuruları, İKSİR vb.) ilgili kanallardan yönetilmesi.

Dokümantasyon ve Arşivleme: Sözleşmelerin Ariba ve GSK Server sistemlerine yüklenmesi, damga vergisi süreçlerinin takibi ve arşivleme işlemlerinin yapılması.

Organizasyon: Departman toplantılarının organize edilmesi ve açılan PO’ların düzenli listelenmesi.

Toplantı ve Etkinlik Süreçleri Yönetimi (GSP SB Muaf)

Süreç Belge Yönetimi: Toplantı taleplerinin toplanması, hekim/kurum belge kontrollerinin (TPRM, COI, SMM vb.) yapılması, arşivlenmesi ve Vendor taleplerinin oluşturulması.

Onay ve İzinler: PAAF onay süreçlerinin takibi, ünite içi toplantılarda başhekimlik izin dilekçelerinin hazırlanması/imzalatılması ve Vault evraklarının düzenlenmesi.

Sözleşme ve Finansal Takip: Toplantı salonu kira ve konuşmacı hekim sözleşmelerinin hazırlanması, Nirvana sistem açılışları, PO, fatura, damga vergisi ve etkinlik kapama süreçlerinin yürütülmesi.

Medikal/Uyum (MM) Süreçleri: Konuşmacı hekim ToV kontrollerinin yapılması, dosyalama, arşivleme ve evrakların Teams/Ariba sistemlerine yüklenmesi.

Kongre ve Dernek Toplantıları Yönetimi

Dernek Süreçleri: SB başvurulu ve SB muaf dernek süreçlerinde TPRM, COI ve tüzük kontrollerinin yapılması; çerçeve sözleşmelerin hazırlanması ve imza süreçlerinin takibi.

Kongre ve Stant Operasyonları: Kongre PAAF/NPAF onay süreçlerinin, stant bütçe/PO/Nirvana/fatura adımlarının ve duyuru metinlerinin yönetimi.

Saha ve Ekip Koordinasyonu: Kongre personel (staff) tablolarının hazırlanması, duyuruların ve detayların ilgili ekiplere iletilmesi.

Gelişmiş Süreç Yönetimi: SB muaf dernek işlerinde vault açılışı, sözleşme hazırlığı, konuşmacı adaylığı, PO açılışı, mutabakat bütçesi alımı ve fatura temini süreçlerinin eksiksiz yürütülmesi.

nitelikler

Aranan Nitelikler

Üniversitelerin 4 yıllık lisans bölümlerinden mezun.

İdari işler, departman asistanlığı veya pazarlama operasyonları/destek pozisyonlarında tecrübeli (Tercihen İlaç / Sağlık sektöründe süreç tecrübesi olan).

Tercihen en az orta düzeyde İngilizce bilen.

MS Office programlarını (Excel, PowerPoint, Word) aktif ve yetkin seviyede kullanabilen.

Mükemmel planlama, önceliklendirme ve eş zamanlı olarak çoklu görev sürdürebilme yetkinliğine sahip.

Proaktif, çözüm odaklı ve pozitif tutuma sahip.

Aciliyet bilinci yüksek ve sorumluluk sahibi.

Kritik düşünme ve hızlı problem çözme yeteneği gelişmiş.

Aranan Nitelikler

Üniversitelerin 4 yıllık lisans bölümlerinden mezun.

İdari işler, departman asistanlığı veya pazarlama operasyonları/destek pozisyonlarında tecrübeli (Tercihen İlaç / Sağlık sektöründe süreç tecrübesi olan).

Tercihen en az orta düzeyde İngilizce bilen.

MS Office programlarını (Excel, PowerPoint, Word) aktif ve yetkin seviyede kullanabilen.

Mükemmel planlama, önceliklendirme ve eş zamanlı olarak çoklu görev sürdürebilme yetkinliğine sahip.

Proaktif, çözüm odaklı ve pozitif tutuma sahip.

Aciliyet bilinci yüksek ve sorumluluk sahibi.

Kritik düşünme ve hızlı problem çözme yeteneği gelişmiş.